كيفية التعامل مع حوادث وتظلمات الموظفين
بصفتك رب العمل، فإن مهمتك هي السهر على ان يشعر جميع موظفيك بالأمان والدعم في مكان العمل. لذلك عندما يأتي موظف إلى قسم الموارد البشرية بشكوى ، يجب أن تؤخذ جميع الاتهامات والمخاوف على محمل الجد. تعرف على المزيد هنا حول شكاوى الموظفين وكيفية معالجتها.
ما هي شكوى الموظف؟
يمكن تعريف شكوى الموظف على انها مصدر قلق أو شكوى لدى الموظف بخصوص أي شيء في مكان العمل – سواء كانت مشكلة مع زميل، أو مشكلة تتعلق بنوع العمل الذي يقومون به، أو مشكلة في مكان العمل الفعلي. بغض النظر عن الشكوى، يجب أن تأخذها المنظمة على محمل الجد.
عند وقوع حوادث تؤثر على رفاهية الموظفين أو تقوض ثقافة الشركة، فمن المهم معالجة المشكلات بطريقة فعالة وقانونية. في كثير من الأحيان، يتم تجاهل حوادث وشكاوى الموظفين مع توضيح أن القضية “قيد التحقيق”. ومع ذلك، فإن الحوادث التي لم يتم التعامل معها يمكن أن تنتقص من رضا الموظفين، وتزيد من معدل دورانهم، وتتسبب في مشاكل قانونية.
ما هي أنواع تظلمات الموظف؟
ترتبط أكثر أنواع المظالم شيوعًا بالتعويض وعبء العمل وظروف العمل وحتى التنمر. فيما يلي بعض الأمثلة على كل نوع من أنواع التظلم الوظيفي:
- شكاوى التعويض: يرغب الموظف في الحصول على راتب أعلى، أو مزايا أكثر شمولاً، أو يريد تغطية النفقات (مثل النفقات المتعلقة بأدوات العمل، والتنقل، وما إلى ذلك).
- شكاوى عبء العمل: يشعر الموظف أن عبء العمل لديه مرتفع للغاية ويريدك أن توظف مساعدة إضافية، أو ربما يشعر كما لو أنه تم تكليفه بنوع عمل خاطئ.
- شكاوى ظروف العمل: يواجه الموظف مشكلة في مكان عمله الفعلي فيما يتعلق بالنظافة أو مخاطر السلامة أو الأدوات المتوفرة أو درجة حرارة المكتب.
- شكاوى البلطجة: يشعر الموظف أنه يتعرض للتنمر أو المضايقة من قبل زميل له. يمكن أن يشمل هذا التظلم ملاحظات فظة أو اتصال جسدي غير مرغوب فيه أو نكات مسيئة.
6 خطوات لعملية تظلم الموظف
[the_ad id=”177″]
عندما يتعامل معك موظف مع شكوى مثل تلك الموضحة أعلاه، فمن وظيفتك أن تأخذها على محمل الجد وتتبع الإجراء المناسب لمعالجة المشكلة. يجب اتخاذ الإجراءات التالية للتعامل مع حوادث وشكاوى الموظفين.
1. معالجة الشكاوى
يعد الجلوس مع أحد الموظفين والاستماع إلى مظالمه أو وصف كيفية وقوع الحادث خطوة أولى مهمة. في كثير من الأحيان، يتم تجاهل شكاوى الموظفين أو حتى السخرية منها، الأمر الذي قد يجعل الموظفين يشعرون بعدم التقدير ويمكن أن يتسبب في عدم الرضا في مكان العمل. إذا كان الأمر أكثر منطقية، فقد يكون السماح للموظفين بالإبلاغ عن الحوادث أو المظالم باستخدام الرسائل أو الهاتف مفيدًا أيضًا.
2. توثيق الحوادث
يمكن أن يكون وجود سجل مكتوب بموعد وقوع الحادث والذي يوضح جميع المعلومات ذات الصلة مفيدًا في التحقيق. يجب إجراء مقابلات مع جميع الأفراد المشاركين، بما في ذلك الموظفين والعملاء وحتى المارة، ويجب أخذ البيانات. إذا كان الإجراء التأديبي مطلوبًا أو إذا كانت تقارير الحوادث ذات صلة، فيجب ملؤها ويجب وضع الملاحظات على جميع الوثائق التي توضح بالتفصيل الإجراءات التي تم اتخاذها.
3. إجراء تحقيق
قد تختلف التحقيقات حسب نوع الحادث، ولكن يجب أن يكون المحقق غير المتحيز هو المسئول دائمًا. قد يكون الاستعانة بأخصائي موارد بشرية للشركات أمرًا منطقيًا إذا كانت الشركة كبيرة. إذا كانت الشركة صغيرة، فقد يكون من الضروري الاستعانة بطرف ثالث للتحقيق.
قد تتضمن أساليب التحقيق تثبيت الكاميرات أو فحص الخلاصات، وجمع الأدلة لدعم قصص الموظفين أو إبطالها، والتحقق من سجلات الشركة بحثًا عن مشكلات مثل السرقة أو الاحتيال في كشوف المرتبات. يمكن أن يساعد إجراء تحقيق في ضمان وقوع الحادث بالطريقة التي تم الإبلاغ عنها، ولكن يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد المشكلات التي يمكن تغييرها لمنع الحوادث والشكاوى في المستقبل.
4. اتخاذ الإجراءات لإجراء التغييرات
يعد اتخاذ الإجراءات أمرًا مهمًا لإظهار للموظفين أن الشركة جادة في حل المشكلات. قد تختلف الإجراءات المتخذة على نطاق واسع، ومع ذلك، لن يوافق الجميع على الإجراءات المتخذة في أي موقف معين.
إذا كانت الشكوى ناتجة عن التحرش، على سبيل المثال، فقد يكون من المفيد إجراء تدريب لتحديد وتثبيط التحرش. إذا نشأ شكوى عن سرقة، فقد يعمل تطبيق الكاميرات على منع حدوث مشاكل في المستقبل.
5. حافظ على سرية كل شيء
قد يؤدي الحديث كثيرًا عن حادثة ما، خاصةً مع الأفراد الذين لم يتأثروا بالحادثة، إلى الإضرار بالتحقيق وقد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية. قد يصطدم الموظفون الذين كان من الممكن أن يكونوا مساعدين في التحقيق بعد تحذيرهم بشأن ما يجري. إذا تم اتهام شخص بشيء ما واكتشفه من خلال مطحنة الشائعات، فقد يكون لدى الفرد أيضًا أسباب لرفع دعوى تشهير.
6. استخدم أدوات التأديب بحكمة
في كثير من الحالات، يميل أصحاب العمل إلى فصل أي شخص متهم بارتكاب مخالفات على الفور، ولكن قد يكون هذا هو النهج الخاطئ. إذا ارتكب شخص ما خطأ صادقًا أثر على الآخرين بشكل غير مواتٍ، فقد يكون التدريب أكثر فائدة وملاءمة لتغيير الموقف من طرده. إذا كان الموظفون قد انخرطوا في أعمال عنف أو سلوك مفترس أو سرقة، فإن الفصل من العمل يكون مناسبًا بعد التحقيق في الحادث بشكل مرض.
