دليل بناء خطة تطوير الأداء

لقد أنشأنا دليلاً كاملاً حول كيفية بناء خطة تطوير الأداء وتنفيذها حتى تتمكن من تبسيط عملية تخطيط التطوير وتحسين نتائج عملك.

في هذا الدليل، ستجد تفصيلاً لما يجب تضمينه في خطة التطوير الشخصي، وعدد المرات التي يجب مراجعتها وتحديثها، وسبب أهميتها.

ستحصل أيضًا على دليل كامل خطوة بخطوة حول كيفية بناء عملية تخطيط تطوير قوية، بما في ذلك كيفية التعامل مع اجتماعات خطة تطوير الأداء وماذا تفعل إذا فشلت خطة تطوير الأداء الخاصة بك.

خطة تطوير الأداء هي وثيقة تحدد أهدافك وغاياتك لتطويرك المهني. يمكن أن يساعدك على البقاء على المسار الصحيح مع أهداف حياتك المهنية والتأكد من أنك تحرز تقدمًا. يمكن أيضًا استخدام خطة تطوير الأداء لقياس نجاحك بمرور الوقت.

ما هو تخطيط التنمية الشخصية؟

يشمل تخطيط التنمية الشخصية العملية الكاملة لإدارة خطة تطوير الأداء، بما في ذلك ما يلي:

• تحديد أهداف وغايات قابلة للقياس للموظف.
• إنشاء خطة عمل، بما في ذلك جدول زمني، حول كيف ومتى سيتم الوصول إلى هذه الأهداف.
• جدولة اجتماعات تسجيل الوصول المنتظمة وعقدها لمراجعة التقدم المحرز حتى الآن وتقديم الملاحظات بشأنه.
• تحديث أو تنقيح الخطة والأهداف والإجراءات حسب الحاجة.

تخطيط التنمية الشخصية في السياق الذي نناقشه يدور حول كيفية مساعدة الموظفين على النمو وتحسين أدوارهم ومهنهم.

يمكن أن ينطبق أيضًا على الأهداف الشخصية أو التعليمية أو المتعلقة بالعلاقة خارج المكتب. ولكن، لا يتم تغطية هذا النوع من المعلومات في خطة تطوير أداء الشركة.

ما الفرق بين تخطيط التنمية الشخصية مقابل تخطيط التعاقب؟

تخطيط التنمية الشخصية وتخطيط التعاقب ليسا نفس الشيء.

يركز كل من تخطيط التنمية الشخصية وتخطيط التعاقب على إنشاء وتحقيق أهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. لكن تخطيط التعاقب يتضمن على وجه التحديد الارتقاء في الشركة.

ينصب تركيز تخطيط التعاقب على ضمان اكتساب الموظفين للمهارات والخبرات اللازمة للانتقال إلى أدوار عالية المستوى عند ظهور الفرص.

قد يتضمن تخطيط التنمية الشخصية تخطيط التعاقب، لكن لا داعي لذلك. لن يكون لدى بعض الموظفين رغبة في الانتقال إلى وظيفة أخرى.

في هذه الحالات، لا يزال تخطيط التنمية الشخصية مهمًا وهامًا. ولكن، سينصب التركيز على إبقائهم مشاركين وسعداء في دورهم الحالي، بالإضافة إلى البحث عن الفرص المتاحة لهم ليصبحوا أكثر كفاءة وتحسين إنتاجيتهم و / أو جودتهم . يتعلق الأمر بمساعدتهم على الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة والحفاظ عليها.

لماذا تعتبر عمليات تطوير الأداء ضرورية؟

تعتبر عمليات تطوير الأداء ضرورية لسببين:

أنها توفر هيكلًا واضحًا لقياس وتحسين أداء الموظفين.

إنها تسمح لك بإشراك موظفيك في العملية ومعالجة المشكلات معًا.

مع وجود هيكل واضح، يعرف الموظفون بالضبط ما الذي يعملون من أجله وكيفية الوصول إليه. هذا يزيل الشك حول ما هو متوقع منهم ويساعدهم على تحسين أدوارهم.

إن معرفة أن أداءهم يتم قياسه ومراجعته على أساس منتظم يمكن أن يساعد أيضًا في تحفيزهم على تحقيق أهدافهم. بالإضافة إلى ذلك، عندما تعمل معًا لتحديد الأهداف، وإنشاء خطة العمل، ومراجعة التقدم، وطرق العصف الذهني للتحسين، فأنت تُظهر لموظفيك أنك في ركنهم.

توفر عملية تطوير الأداء القوية الكثير من فرص التدريب والتوجيه، والتي ستساعد الموظفين على تحقيق إمكاناتهم.

بدون خطة تطوير أداء محددة وعملية تطوير متسقة، قد تواجه المشكلات التالية :

1. الموظفون ليسوا على دراية بأهداف الشركة أو يتوافقون معها.
2. لم يتم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو قياسها.
3. الإدارة ليست على دراية بأهداف الموظفين واهتماماتهم داخل الشركة.
4. هناك سجل غير متسق (أو لا يوجد سجل) من تقييمات الموظفين، مما يجعل من الصعب تقييم ما إذا كان الموظف يتحسن أو ينخفض.

كم مرة يجب وضع خطط تطوير الأداء؟

يجب وضع خطة لتطوير الأداء لكل عضو جديد في الفريق خلال الأشهر الثلاثة الأولى من انضمامهم إلى الفريق.

ينبغي بعد ذلك اعتبار خطط تطوير الأداء هذه وثائق “حية” تتم مراجعتها وتحديثها على أساس منتظم. غالبًا ما يكون المعيار هو إجراء “مراجعة مؤقتة” غير رسمية عند مرور ستة أو تسعة أشهر ومراجعة رسمية كل 12 شهرًا.

اعتمادًا على عملك وفريقك وأهدافك، قد تجد المزيد من المراجعات المتكررة ضرورية. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعمل على إكمال عدد من الأهداف خلال 3-6 أشهر القادمة، فلن ترغب في الانتظار 6-9 أشهر لإجراء المراجعة الأولى.

كيفية إنشاء عملية تخطيط تنمية قوية

فيما يلي تسع خطوات أساسية لإنشاء عملية تخطيط إنمائي قوية:

1. حدد جدولك الزمني: كم مرة سيتم إنشاء خطط تطوير الأداء ومراجعتها وتحديثها؟
2. إنشاء نتائج مراجعات الأداء: عندما يفي الموظف بأهدافه أو يتجاوزها، هل يحصل على زيادة أو ترقية أو مكافأة أو أي شيء آخر؟ إذا فشلوا في تحقيق أهدافهم، هل هم منضبطون أم يتخلى عنهم؟ يجب توثيق كل هذا قبل إنشاء خطة الأداء الأولى.
3. قم بإنشاء القوالب الخاصة بك: استخدم تنسيقًا قياسيًا لجميع خطط التطوير، بحيث يتم قياس كل موظف بالطريقة نفسها. قد يكون لها أهداف فريدة، ولكن عدد الأهداف ومقياس القياس (أي 1-5 أو 1-7) وتكرار المراجعة وما إلى ذلك يجب أن تكون جميعها متطابقة.
4. توثيق الأهداف والغايات: قد تكون هذه المعايير على مستوى الشركة أو الفريق أو الشخص المحدد. قد ترغب حتى في أن يكون لديك ثلاثة أقسام في النموذج الخاص بك: قسم للأهداف الشاملة من أعلى إلى أسفل، والآخر لأهداف الفريق، والآخر للأهداف الفردية الفريدة .
5. إنشاء خطط عمل: في حين أن المناصب العليا قد تملي بعض الأهداف، يجب دائمًا تطوير خطة العمل حول كيفية تحقيقها بالتنسيق مع الموظف الذي يتم قياسه. اجلسوا معًا لتبادل الأفكار حول الإجراءات التي يمكنهم اتخاذها لتحقيق أهدافهم.
6. سجل مؤشرات الأداء الرئيسية والمعالم الرئيسية: اعمل مع موظفك لتحديد كيفية قياس التقدم، وعدد مرات تقييمه، وما هي المعالم الرئيسية التي يجب مراقبتها.
7. تحديد مجالات الدعم: إذا احتاج الموظف إلى شيء منك أو من شخص آخر في الشركة لإكمال خطة العمل الخاصة به، فتأكد من توثيقها. إذا لم يتم الوصول إلى هدف لأنهم لم يحصلوا في نهاية المطاف على الدعم الذي يحتاجونه، فلا ينبغي أن يتم إيقافه ضدهم. لذلك، يجب ملاحظة أي متطلبات خارجة عن سيطرتهم ومراقبتها.
8. مراجعة الخطة وإنهائها: بعد أن تقوم أنت وموظفك بصياغة الخطة، خذ بعض الوقت لمراجعتها والتأكد من عدم ترك أي شيء أو التغاضي عنه. بعد ذلك، عندما يكون كلاكما سعيدًا، يجب عليك التوقيع عليه للإقرار بأنه الآن خطتك الرسمية.
9. تعليق مراجعات الأداء: بمجرد تفعيل الخطة، فإن الأمر متروك للموظف لتنفيذ خطة العمل، بمساعدتك ودعمك حسب الحاجة. ثم تصبح الخطوة التالية في عملية المراجعة التقييمات المجدولة بانتظام، كما حددتها في الجدول الزمني الأولي الخاص بك. خلال هذه التقييمات، يجب تقييم الخطة وتحديثها حسب الحاجة.

من ينسق خطط تطوير الأداء؟

عادةً ما يقوم المدير المباشر للموظف بوضع خطة تطوير الأداء الخاصة به. ومع ذلك، نادرًا ما يتم إجراؤها بمعزل عن غيرها.

في كثير من الأحيان، سيحدد المسؤولون التنفيذيون للشركة الاستراتيجية والأهداف العامة للمؤسسة. سيعملون بعد ذلك مع الإدارات المختلفة أو قادة الفرق لتحديد كيفية مساهمة مجالات العمل المنفصلة في الأهداف العامة. ستنقل هذه المبادرات بعد ذلك إلى أسفل السلسلة للمساعدة في تحديد الأهداف والغايات الفردية.

تساعد هذه العملية على ضمان عمل كل فرد في المؤسسة تجاه نفس الأشياء. على سبيل المثال، إذا كان عملك يريد التوسع في الغرب، فقد يكون لكل قسم، من التسويق إلى تكنولوجيا المعلومات والتمويل، هدف واحد على الأقل مرتبط بدعم هذا الهدف.

ماذا تدرج في اجتماع خطة تطوير الأداء؟

يجب أن يتضمن اجتماع خطة تطوير الأداء أمرين:

1. مراجعة الأداء خلال الفترة الماضية.
2. تحديث لخطة الأداء متضمنة الأهداف وخطط العمل للفترة القادمة.

عادةً ما تجلس أولاً وتناقش أداء الموظف منذ آخر اجتماع مراجعة. يتضمن ذلك مراجعة خطة تطوير الأداء الحالية الخاصة بهم ومدى نجاحهم في إكمال خطة العمل وتحقيق أهدافهم.

بعد ذلك، ستناقش ما هو متوقع من الآن وحتى اجتماع المراجعة التالي. إذا كانت هناك حاجة إلى تحديث أي من الأهداف أو الأهداف، فيمكنك القيام بذلك معًا في هذا الاجتماع. يمكنك بعد ذلك أيضًا تحديث خطة العمل حسب الحاجة.

يجب أن ينتهي الاجتماع بمناقشة أي عواقب للاجتماع (أي، هل سيكون هناك مكافأة، تدريب إضافي، وما إلى ذلك، بسبب نتائج الأداء الحالية) وتحديد موعد المراجعة التالي.

ماذا تفعل عندما تفشل خطة تطوير الأداء؟

ماذا يحدث عندما يكون لديك اجتماع لمراجعة تطوير الأداء وتكتشف أن موظفك فشل في تحقيق أهدافه؟

يجب أن تكون الخطوة الأولى دائمًا هي السؤال عن السبب.

ألم يحصلوا على الموارد أو الدعم الذي يحتاجونه للنجاح؟ إذا كان الأمر كذلك، فستحتاج إما إلى مساعدتهم في الحصول على الدعم، أو العثور على خطة عمل بديلة، أو تعديل هدفهم.

هل لم يتم اتباع خطة العمل؟ مرة أخرى، عليك أن تبدأ باكتشاف السبب. ربما كان عليهم أن يفوتوا التدريب التنموي لأنهم انجذبوا إلى مشروع ضخم في اللحظة الأخيرة. لا ينبغي معاقبتهم على ذلك.

هل كانت الأهداف غير واقعية للغاية؟ لنفترض أن فريقك كان يعمل بكفاءة بنسبة 85٪، في المتوسط ​​، خلال السنوات الثلاث الماضية، وهذا العام حددت هدفًا بنسبة 95٪. ربما كان ببساطة مرتفعًا جدًا من الهدف.

ما هي المتغيرات الأخرى التي يجب أخذها في الاعتبار؟ هل كان الموظف في إجازة لفترة طويلة من الزمن؟ هل اضطروا فجأة للتكيف مع العمل عن بعد بسبب الوباء؟ يجب أن تؤخذ الظروف غير المتوقعة في الاعتبار عند تقييم الأداء.

السبب الأول لفشل خطط التطوير هو قلة قبول الموظفين . يمكنك في كثير من الأحيان الحماية من ذلك من خلال إشراك الموظف في تحديد الأهداف وعملية إنشاء خطة العمل.

ومع ذلك، إذا لم يتم شراؤها بعد، فستحتاج إلى إيجاد طرق أخرى لتحفيزها على التحسين. اعتمادًا على الموظف، يمكن أن يكون ذلك أي شيء من التقدير العام إلى ساعات العمل المرنة أو الأجر الإضافي.

بمجرد تحديد سبب الفشل، مهما كان، يجب أن تكون الخطوة التالية هي إعادة تقييم الخطة وتعديلها للمضي قدمًا. قم بإنشاء عناصر عمل جديدة للمساعدة في التغلب على أي عقبات تسببت في الفشل، وإعادة تقييم التقدم في اجتماع المراجعة التالي.